Télésecrétariat Paramédical ✦ Kinésithérapeutes, Ostéopathes, Infirmiers
Kinésithérapeute, Ostéopathe, Infirmier libéral ou Podologue : votre quotidien oscille entre deux impossibilités. Répondre au téléphone pendant une séance de rééducation, une manipulation ou un pansement compromet la qualité du soin. Ne pas répondre vous expose à perdre des patients. Ce dilemme est le lot quotidien de l'exercice libéral paramédical.
En libéral, chaque appel manqué est un rendez-vous qui ne se fera jamais. Un patient qui ne vous joint pas appellera un confrère dans les 5 minutes suivantes. Et contrairement à d'autres secteurs, il ne rappellera pas : il aura déjà trouvé son kiné, son ostéopathe ou son podologue. Dans un marché où l'offre de soins augmente partout, la joignabilité est devenue un critère de choix aussi important que la localisation.
Le télésecrétariat paramédical proposé par Servitel résout cette équation. Depuis 1985, nous accompagnons les professionnels de santé libéraux dans la gestion de leur accueil téléphonique. Nos équipes, toutes basées en France et réparties dans nos 5 agences (Toulouse, Marseille, Bordeaux, Aix-en-Provence, Saint-Jean-de-Maurienne), maîtrisent les spécificités de chaque profession du paramédical et s'adaptent à votre organisation, qu'elle soit individuelle, en cabinet de groupe ou en Maison de Santé Pluridisciplinaire.
Un Télésecrétariat adapté aux réalités des Professions Paramédicales
Gestion des créneaux par type de prestation
L'organisation d'un cabinet paramédical nécessite une planification précise.
Une première séance de bilan kiné ne mobilise pas le même temps qu'une séance de suivi, une consultation ostéo pour nourrisson diffère d'une séance adulte, un pansement complexe pour un IDEL demande plus de temps qu'une simple injection.
Nos télésecrétaires planifient vos rendez-vous en tenant compte de la nature de chaque prestation. Cette organisation différenciée optimise le remplissage de votre agenda tout en respectant les temps nécessaires à chaque type de soin, évitant les retards en cascade qui frustrent patients et praticiens.
Filtrage des demandes administratives courantes
Renouvellement d'ordonnances pour les kinés, questions sur les prises en charge mutuelles, demandes de devis pour soins podologiques, formulaires CERFA pour la MDPH : ces sollicitations récurrentes interrompent vos journées sans créer de valeur thérapeutique.
Nos équipes traitent ces demandes selon vos directives, vous transmettent les informations organisées par catégorie et vous permettent de traiter ces dossiers par lot aux moments que vous choisissez.
Vous reprenez le contrôle de votre temps de soin.
Coordination avec les prescripteurs et le réseau de soins
Les kinésithérapeutes et podologues travaillent sur prescription médicale, les infirmiers coordonnent avec les médecins traitants et les pharmacies, les ostéopathes reçoivent des recommandations de professionnels de santé. Cette dimension réseau est essentielle à votre activité.
Nos télésecrétaires identifient ces appels professionnels et les traitent selon vos protocoles : transmission immédiate des prescriptions urgentes, prise de messages détaillés pour les échanges de coordination, filtrage des sollicitations commerciales qui saturent vos lignes.
Gestion proactive des annulations et liste d'attente
En libéral, chaque créneau non honoré est définitivement perdu si aucune liste d'attente n'est gérée activement. Les rendez-vous manqués peuvent représenter jusqu'à 10% de perte de revenus pour un cabinet paramédical.
Notre système inclut la tenue d'une liste d'attente par type de soin et la prise de contact proactive avec les patients en attente. Vos créneaux libérés sont rapidement recomblés, optimisant votre chiffre d'affaires sans effort supplémentaire. Découvrez comment réduire l'impact des rendez-vous manqués.
Pourquoi les Professions Paramédicales choisissent Servitel ?
Une télésecrétaire qui comprend votre métier
Nos télésecrétaires sont formées aux spécificités de l'exercice paramédical libéral. Elles savent distinguer une demande de kinésithérapie post-opératoire nécessitant un démarrage rapide d'une rééducation préventive programmable plus librement, identifier une urgence ostéopathique type lumbago d'une séance de confort, prioriser une plaie infectée pour un IDEL.
Elles maîtrisent le vocabulaire de votre profession, comprennent vos contraintes organisationnelles et communiquent avec vos patients dans le respect de votre positionnement professionnel. Chaque appel est traité avec le professionnalisme et l'empathie que méritent vos patients.
Disponibilité étendue pour capter tous les patients
Vos patients actifs cherchent à vous joindre en dehors de vos heures d'ouverture, le midi ou en début de soirée. Les infirmiers en tournée sont injoignables toute la journée. Les kinés et ostéos ne peuvent pas répondre pendant les séances. Sans accueil téléphonique, les patients contactent un confrère plus accessible.
Notre Permanence Téléphonique assure une présence du lundi au samedi, de 8h à 20h. Vos patients bénéficient d'un accueil professionnel même pendant vos soins, vos déplacements ou vos congés. Vous ne perdez plus aucune opportunité de rendez-vous.
Appels illimités, budget maîtrisé
Contrairement à la facturation à la minute qui peut rapidement devenir coûteuse pour un cabinet paramédical recevant de nombreux appels de renseignements, Servitel propose des forfaits en appels illimités.
Vous maîtrisez votre budget mensuel sans craindre les périodes de forte affluence : rentrée scolaire pour les kinés, pics d'activité grippale pour les IDEL, augmentation des consultations sportives pour les ostéopathes. Vos patients peuvent appeler autant que nécessaire, vous restez serein financièrement.
Flexibilité sans engagement
L'exercice libéral paramédical connaît des variations d'activité : installation progressive d'un jeune diplômé, remplacement temporaire, développement d'une nouvelle technique de soins, périodes de formation continue.
Servitel fonctionne sans engagement de durée. Vous pouvez ajuster ou suspendre le service selon l'évolution de vos besoins. Cette flexibilité est particulièrement appréciée des jeunes installés qui développent progressivement leur patientèle.
Servitel, 100% compatible avec votre organisation et vos outils
Synchronisation avec Doctolib et tous agendas médicaux
Que vous utilisiez Doctolib, Maiia, Agenda Pro Santé, Weda, Keldoc ou tout autre logiciel de gestion, Servitel s'intègre parfaitement à votre environnement de travail.
Mise à jour en temps réel, visibilité complète sur vos plannings, synchronisation multi-appareils : vous gardez le contrôle de votre agenda où que vous soyez, au cabinet comme en déplacement pour des visites à domicile.
Protocoles personnalisés selon votre pratique
Séances de 30 minutes pour un kinésithérapeute, consultations de 45 minutes pour un ostéopathe, tournées de soins pour un infirmier IDEL, rendez-vous de 20 minutes pour un podologue : chaque profession a ses propres contraintes de temps et d'organisation.
Nos télésecrétaires s'adaptent à votre rythme spécifique, respectent vos créneaux dédiés et appliquent vos consignes à la lettre, qu'il s'agisse de nouveaux patients, de suivis réguliers ou de situations nécessitant une prise en charge rapide.
Respect absolu de la confidentialité des données de santé
Le secret professionnel s'applique à toutes les professions paramédicales. Nos équipes sont formées au RGPD et aux exigences spécifiques des données de santé.
Toutes les communications sont sécurisées, tracées et conformes aux normes HDS (Hébergeur de Données de Santé). Vos patients bénéficient du même niveau de confidentialité qu'avec une secrétaire présente physiquement dans votre cabinet.
Comment fonctionne le Télésecrétariat Servitel pour Professions Paramédicales ?
1.
Étude personnalisée de vos besoins
Lors d'un entretien approfondi, nous analysons votre pratique : volume d'appels quotidiens, types de prestations proposées, durée moyenne des séances, plages horaires de travail, outils de gestion utilisés, spécificités de votre profession.
Cette phase permet de créer un cahier des charges sur mesure adapté aux réalités de votre exercice et de votre organisation personnelle, qu'elle soit individuelle ou en groupe.
2.
Formation dédiée de votre équipe
Vos télésecrétaires suivent une formation spécifique intégrant la terminologie de votre profession, vos protocoles de prise en charge, vos habitudes d'organisation et vos particularités propres.
Elles deviennent le prolongement naturel de votre cabinet, capables de répondre aux questions courantes de vos patients et de gérer votre planning avec la même rigueur qu'une secrétaire interne.
3.
Mise en service progressive
Nous démarrons par une phase test avec suivi rapproché. Ajustements des protocoles, affinement des consignes, optimisation des réponses aux questions fréquentes : tout est calibré pour atteindre la qualité de service attendue.
Vous gardez le contrôle complet et pouvez modifier vos instructions à tout moment selon l'évolution de votre activité ou l'arrivée de nouvelles prestations.
4.
Suivi continu et optimisation
Des points réguliers permettent d'évaluer le service et d'adapter les procédures à l'évolution de votre pratique professionnelle.
Reporting mensuel détaillé sur les appels traités, écoute d'enregistrements si souhaité, ajustement permanent : l'excellence opérationnelle est notre standard pour vous garantir un service qui évolue avec vos besoins.
Au début j'étais sceptique sur le télésecrétariat, je pensais que personne ne pourrait gérer mon planning aussi bien que moi. Finalement, c'est même mieux : les créneaux sont remplis plus rapidement qu'avant et je ne suis plus obligé de rappeler 10 personnes le soir. Le seul truc que je regrette, c'est de ne pas l'avoir fait plus tôt.
Yohann T., Masseur-Kinésithérapeuthe, Moissac
En tournée toute la journée, je ne peux pas répondre. Avant je passais mes soirées à rappeler, souvent pour rien parce que les gens avaient trouvé quelqu'un d'autre. Maintenant tout est géré en direct, je reçois juste un SMS si c'est urgent. J'ai récupéré mes soirées.
Laïla M., Infirmière Libérale IDEL, Beauvais
Je me suis installée il y a 18 mois en solo. Impossible de payer une secrétaire et impossible de répondre pendant les consultations. Servitel m'a permis d'avoir un accueil pro dès le départ. Les patients ne voient pas la différence avec un gros cabinet.
Julie S., Orthoptiste, Montrouge
Télésecrétariat Paramédical : ce qu'en disent nos clients
Quelques questions fréquentes des Professions Paramédicales
Absolument. Servitel accompagne aussi bien les praticiens en exercice individuel que les cabinets de groupe ou les maisons de santé pluridisciplinaires.
Nos forfaits en appels illimités rendent le service accessible même pour les jeunes installés ou les cabinets à activité modérée. Vous bénéficiez du même niveau de service professionnel qu'un grand cabinet, sans les contraintes et les coûts d'embauche d'une secrétaire salariée.
Nos télésecrétaires sont formées aux particularités de chaque profession : protocoles de prescription pour les kinésithérapeutes, gestion des urgences ostéopathiques type lumbago ou torticolis, coordination des tournées de soins pour les IDEL, spécificités podologiques.
Lors de la mise en place du service, nous documentons précisément vos spécificités professionnelles, votre vocabulaire métier et vos protocoles d'accueil pour garantir une prise en charge parfaitement adaptée à votre pratique quotidienne.Bien sûr. Beaucoup de nos clients utilisent Servitel en complément d'une secrétaire à temps partiel présente au cabinet.
Le télésecrétariat gère les débordements d'appels, les absences de votre secrétaire, les horaires étendus le midi et le samedi, tandis que votre secrétaire se concentre sur l'accueil physique des patients, la gestion administrative complexe et les tâches spécifiques à votre cabinet. Les deux services se complètent parfaitement.Oui, c'est essentiel. Pour les kinésithérapeutes et podologues qui travaillent sur prescription médicale obligatoire, nos télésecrétaires vérifient systématiquement la présence d'une ordonnance avant la prise du premier rendez-vous.
Elles informent les patients des documents à apporter (ordonnance, carte vitale, mutuelle) et s'assurent que les conditions réglementaires de prise en charge sont bien comprises, évitant les incompréhensions au moment de la consultation.Servitel propose des forfaits mensuels en appels illimités, sans engagement de durée. Le tarif dépend du volume d'appels estimé et des plages horaires de couverture souhaitées.
Installation en moins d'une semaine, formation de l'équipe incluse, aucun frais caché. Vous recevez un devis personnalisé sous 24h en fonction de vos besoins réels et de votre volume d'activité.
Lancez votre Télésecrétariat Paramédical dès aujourd'hui
Vous êtes kinésithérapeute, ostéopathe, infirmier IDEL, podologue ou autre professionnel paramédical et souhaitez reprendre le contrôle de votre temps ? Servitel vous propose un essai pour découvrir les bénéfices concrets du télésecrétariat.
✅ Devis personnalisé sous 24h
✅ Installation en moins d'une semaine
✅ Formation incluse
✅ Sans engagement