Dans un marché professionnel de plus en plus concurrentiel, les artisans, commerçants et autres entreprises ne peuvent manquer un appel. En effet, un appel entrant peut aboutir à une vente, à une signature de contrat, à une prise de rendez-vous, etc. Il est hors de question alors de manquer un seul appel. Malheureusement, il n’est pas toujours facile de gérer les appels téléphoniques et même temps qu’exercer une profession. La dématérialisation des appels permet d’attribuer la tâche scrupuleuse d’accueil téléphonique à une société spécialisée tiers.
La dématérialisation des appels entrants
Dématérialiser ses appels entrants ? C’est confier à un centre d’appel son standard téléphonique (pabx, ipbx) pour que vous soyez toujours joignable. Pour faire simple et éviter un débordement dans la gestion de la relation client, c’est externaliser la gestion des appels entrants. Le prestataire reçoit les appels entrants de ses clients, mais pas seulement. Il assure également le traitement de ceux-ci ainsi que la transmission des informations qui y sont liées. Sur demande, il peut ajouter les rendez-vous à l’agenda en ligne de son client, voire gérer le planning de ce dernier, effectuer la prise de messages, transférer l’appel. Bref, un vrai service de télé-secrétariat peut être proposé. L’externalisation du secrétariat téléphonique médical reste une des plus courante aujourd’hui. C’est tout à fait compréhensible si l’on tient compte de l’importance des appels qu’un médecin ou tout autres professions libérales peut recevoir tout au long de la journée. Néanmoins, les professionnels de tout secteur confondu peuvent également externaliser leurs appels téléphoniques (avocats, artisans, tpe, service commercial, etc.).
Des bénéfices concrets
La dématérialisation reste la solution idéale pour gagner en disponibilité. En fin de compte, vous ne vous chargez plus du traitement et la gestion des appels téléphoniques. Vous pouvez donc vous concentrer sur le cœur de votre métier.
En optant pour le standard téléphonique dématérialisé, optimisez également votre coût de fonctionnement. Puisque le prestataire assure le moyen humain et matériel nécessaire pour le traitement de vos appels, il n’y aura plus de frais de structure ou de frais de personnel.
Pour ce qui est de l’efficacité, les prestataires mettent tout en œuvre aujourd’hui pour assurer une entière satisfaction aux professionnels qui font recours à leurs services. Vous pouvez être certain donc que vos appels seront réceptionnés selon vos consignes et que chacun de vos interlocuteurs bénéficiera d’une permanence téléphonique professionnelle et chaleureuse à la fois ! Un autre détail qui vous ravira certainement : un centre d’appel peut vous proposer des plages horaires très étendues (24 h/24 et 7/7) pour la réception de vos appels.
Quel prestataire choisir ?
Parmi un très large choix, il n’est pas toujours facile de savoir vers quel centre d’appel se tourner quand on veut externaliser ses appels vocaux. Avant de contacter tel ou tel prestataire, définissez tout d’abord vos besoins, vos objectifs et déterminez le budget maximum que vous pouvez consacrer pour le service. Cela vous aidera dans votre choix. L’idéal serait de choisir un centre d’appel localisé dans le territoire français et qui met à votre disposition une équipe de téléconseillers qualifiés, expérimentés et dont l’élocution est irréprochable. Assurez-vous également que vos consignes seront respectées à la lettre et qu’une formation adaptée à votre secteur d’activité sera proposée à l’équipe qui se chargera de la réception de vos appels.
Enfin, prenez en compte du suivi et de la traçabilité des appels, de la transparence du contrat et de la réputation du prestataire.
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